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  • Revue de presse Parker Williborg (cliquez sur le lien) :  Factures fournisseurs (Article Revue Archimag) & GDPR (Article Finance&Gestion Avril 2018)

SOCIÉTÉ DU GRAND PARIS : AMOA & Conseil GED du projet "Grand Paris Express"

Client : Société du Grand Paris

Prestation : Conseil & Assistance a la mise en place d'une plateforme collaborative du projet "Grand Paris Express"

Logo SGP

La problématique

Créée par la loi n° 2010-597 du 3 juin 2010 relative au Grand Paris, la Société du Grand Paris (SGP) est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial. En tant que maître d’ouvrage du projet de transport du Grand Paris, elle a pour mission principale de concevoir et d’élaborer le schéma d’ensemble et les projets d’infrastructures composant le réseau de transport public du Grand Paris ainsi que d’en assurer la réalisation.

Après les travaux, les lignes, ouvrages et installations constituant le réseau seront confiés à la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP), qui en assurera la gestion technique. Les rames de métro qui circuleront sur le réseau du Grand Paris seront acquises par la SGP et transférées en pleine propriété à l’autorité organisatrice des transports en Ile de France (STIF) ; celle-ci les mettra à la disposition d’un exploitant désigné conformément aux règles européennes et nationales en vigueur en matière de concurrence. (PNGMDR).

La société du Grand Paris souhaitait se doter d’une plateforme collaborative permettant d’échanger aussi bien en interne qu’avec ses fournisseurs et ses partenaires. Cette plateforme devrait accompagner le projet dans ses différentes phases afin de constituer progressivement le référentiel de la documentation du projet en conservant toute la traçabilité nécessaire à un tel projet, aussi bien sur l’historique des versions et circuits de validation des documents que sur les traces des échanges.


La prestation de Parker Williborg

La première prestation de Parker Williborg a consisté à accompagner la SGP sur la mise en place d’une première version de la plateforme :
  • Préciser les besoins avec les futurs utilisateurs,
  • Dresser l’état de l’art des solutions pertinentes pour répondre au mieux à la problématique de la SGP,
  • Rédiger le dossier de consultation (CCTP, CCAP et RC), puis assister la SGP pour la consultation et le choix de la solution,
  • Accompagner la SGP lors de la réalisation de la plateforme, jusqu’à sa mise en service opérationnelle en février 2013.

La deuxième mission confiée à Parker Williborg consiste à accompagner la SGP pendant une période de deux ans, sur l’utilisation de la plateforme et son adaptation aux nouvelles phases du projet :

  • Accompagner les utilisateurs sur l’utilisation de la plateforme (support utilisateurs, guides méthodologiques, formations),
  • Administrer la plateforme (prestataires, utilisateurs, listes d’autorité),
  • Préciser les nouveaux besoins avec les utilisateurs et organiser la mise en œuvre des évolutions correspondantes dans une version 2 de la plateforme.

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  • Plateforme collaborative projet
  • Accompagnement méthodologique
CREDIT AGRICOLE LEASING & FACTORING - AMOA & CONSEIL BPM

Client :Crédit Agricole Leasing & Factoring

Prestation : Assistance à maîtrise d'ouvrage & Conseil pour le déploiement d’une solution de Business Process Management et de traitement de factures

Les objectifs de Crédit Agricole Leasing & Factoring

Dans le cadre d’un projet d’entreprise porté par le groupe CASA, Crédit Agricole Leasing & Factoring a décidé de déployer une solution de Business Process Management auprès des équipes de gestion des dossiers d’affacturage en y incluant le Top Management mais aussi auprès des équipes de gestion des dossiers d’engagement (risques).

L’objectif est la mise en place d’une solution :

  • Améliorer la fluidité et la flexibilité du processus
    • Mise en place d’une aide à la décision pour un contrôle automatisé, standard ou renforcé
    • Industrialisation du processus avec un interfaçage et un workflow
    • Alimenter des corbeilles de travail virtuelles
  • Accroitre la productivité du processus
    • Automatisation des actions à faible valeur ajoutée
    • Repositionnement de la charge de travail entre les différents acteurs du processus
  • Sécuriser les opérations et faciliter le pilotage
    • Mise en place de règles uniformes de contrôles
    • Intégration de règles dans les systèmes avec une traçabilité de leur exécution (délégation…)
  • Augmenter la qualité de service perçue par le  client
    • Poursuite de l’objectif d’un financement dans les délais impartis avec une accélération de la remontée des informations
    • Proximité avec leurs interlocuteurs

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Cadrer le projet
  • Réaliser les spécifications générales
  • Coordonner les différents chantiers nécessaires à l’atteinte des objectifs
  • Assurer les phases de recettes des différentes livraisons
  • Organiser et conduire le déploiement de plusieurs équipes

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  • Optimisation processus
  • Efficience & efficacité opérationnelle 
  • Accompagnement déploiement
  • Workflow & BPM
ANDRA : AMOA & CONSEIL pour étude stratégique Gestion des connaissances / KM

Client :ANDRA (Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs)

Prestation : Assistance a maîtrise d'ouvrage & Conseil à la mise en place d’une base de connaissances

La problématique de la connaissance sur les colis de déchets

L’Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs, l’ANDRA, est chargée par l’État de mettre en œuvre et de garantir des solutions de gestion sûres pour l’ensemble des déchets radioactifs français, afin de protéger les générations présentes et futures du risque que présentent ces déchets.

Dans sa mission, une activité est de répertorier l’ensemble des matières et déchets radioactifs produits en France (volumes, localisation, volumes prévisionnels). La loi fait de l’inventaire national produit par l’ANDRA la référence pour l’ensemble des études et recherches menées dans le cadre du Plan National de Gestion des Matières et Déchets Radioactifs (PNGMDR).

Les objectifs de l’Andra étaient de disposer d’un référentiel partagé au sein de l’Agence, de connaissances sur les déchets et les colis de déchets, déjà produits ou à produire sur lequel bâtir les différents exercices (études, choix de filière, inventaires) tout en garantissant la cohérence de ces exercices et en traçant l’ensemble des hypothèses retenues, associées à la description d’un scénario ou prises pour le conditionnement des déchets, ainsi que les évolutions de ces hypothèses.

La prestation de Parker Williborg

  • Préciser les besoins avec les futurs utilisateurs,
  • Dresser l’état de l’art des solutions pertinentes pour répondre au mieux à la problématique de l’Andra,
  • Rédiger le cahier des charges, puis assister l’Andra pour la consultation et le choix de la solution,
  • Accompagner l’Andra lors de la réalisation du socle, jusqu’à la mise en service.

Afin de satisfaire au mieux les besoins de l’Andra, Parker Williborg a assisté l’Andra pour mener la consultation sous la forme d’un dialogue compétitif. Une présélection sur dossier a permis de retenir trois compétiteurs finaux qui ont chacun maquetté la solution proposée. L’ergonomie proposée a ainsi été notée. Les solutions proposées ont été évaluées selon l’axe financier ainsi que trois axes techniques : l’autonomie de l’Andra sur le modèle de connaissances, l’ergonomie et l’évolutivité de la solution.

C’est la solution Ardans Knowledge Maker v3 de la société Ardans, créée en 1999 (experte en gestion des connaissances et éditrice d’AKM V3), qui a été retenue pour réaliser le nouvel applicatif OSCAR (Organisation du Socle de connaissances des Colis de l’Andra et du Référentiel) de gestion des connaissances sur les familles de déchets conditionnés ou non.

OSCAR est aujourd’hui l’application de la gestion du référentiel de connaissances sur les déchets et les colis de déchets, déjà produits ou à produire. Il ouvre des perspectives dans de nouveaux usages autour de l’exploitation des connaissances qu’il contient : l’interopérabilité avec des modules de calculs métiers externes (scientifiques, simulations financières, etc.), des restitutions aisées sur les connaissances capitalisées, etc.

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Article avril 2013 dans Veille Magazine : retour d'expérience
  • Gestion des connaissances
  • Etat de l'art Gestion des connaissances / KM
  • Accompagnement déploiement
CAISSE DES DEPOTS & CONSIGNATIONS - AMOA & CONSEIL Records Management

Client : Caisse des dépôts et  Consignations

Prestation : Assistance à maîtrise d'ouvrage & Conseil pour le déploiement d’une démarche de records management et des services d’archivage numérique associés




Les objectifs de la Caisse des dépôts et consignations

L’établissement public de la Caisse des dépôts et consignations a fait le choix d’une démarche globale de « records management » pour améliorer progressivement la gestion de ses documents et données numériques et de leur cycle de vie, afin notamment de mieux maîtriser les risques associés aux informations critiques qu’ils contiennent. Cette démarche représente un défi d’autant plus grand que l’établissement public a des activités variées : services bancaires, retraite, gestion de fonds d’épargne, développement territorial, etc.

La démarche de records management est menée par le Service des archives de la CDC, qui est l’autorité d’archivage pour les supports papier et numérique. Ce service est assisté par une MOA en charge d’un socle de services d’archivage numériques transverses, fournis par un opérateur d’archivage interne à la CDC.

La démarche de records management comprend plusieurs dimensions complémentaires :
  • l’élaboration d’une politique d’archivage numérique, donnant un cadre global et pérenne à la démarche,
  • des études de records management menées par le Service des archives avec les Directions métier, conformément à la norme ISO 15489 ; ces études permettent de définir une stratégie de prise en compte optimale des contraintes archivistiques et de préparer les paramètres nécessaires à la mise en œuvre de l’archivage numérique sur le périmètre concerné,
  • la mise en œuvre de services d’archivage numérique capables de répondre aux enjeux en matière de sécurité, en s’appuyant notamment sur les normes ISO 14721 et NF Z 42-013

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté accompagner la CDC pour :

  • faire les choix structurants permettant de définir une stratégie d’amélioration de l’archivage numérique,
  • élaborer la politique d’archivage numérique,
  • spécifier les services d’archivage numérique et en suivre la mise en œuvre,
  • construire les outils nécessaires aux études de records management,
  • faire monter l’équipe du Service des archives en compétence sur la démarche de records management

 

.

 

 

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  • Démarche Records Management
  • Politique d'Archivage Numérique
  • Enjeux réglementaires et sécuritaires
  • Organisation et rôles autour de la fonction d'Archivage Numérique
RATP DEV - AMOA Choix d'une solution GED

Client : RATP DEV

Prestation : Assistance à maîtrise d'ouvrage pour l’aide au choix d’une solution de gestion électronique de documents



Les objectifs de RATP DEV

Dans le cadre de son activité projets en France et à l’étranger, RATP DEV en charge de la maintenance et de l’exploitation de réseaux de transport, a décidé de se doter d’une solution de Gestion Electronique de Documents partagée à l’échelle de l’entreprise.

L’objectif est la mise en place d’une solution :

  • Accessible par les différentes Business Unit et départements en France et à l’Etranger, à l’échelle d’une Direction ou d’un Groupe.
  • Intégrée, dans un premier temps, dans 3 processus majeurs (Gestion d’appels d’offres, gestion de la connaissance technique, publication interne d’informations)
  • Utilisable par des acteurs externes (Partenaires, fournisseurs, …),
  • Multilingue,
  • Pouvant répondre à des exigences fortes en matière de traçabilité et de sécurité
  • Adaptable et pouvant être mise en œuvre rapidement, par des équipes non techniques.

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Dresser l’état de l’existant
  • Formaliser les besoins fonctionnels de gestion documentaire
  • Formaliser les contraintes et exigences métiers, techniques et  opérationnelles
  • Identifier les différentes solutions candidates
  • Définir le plan projet,
  • Dimensionner les moyens et ressources nécessaires pour le projet de mise en œuvre

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  • Une GED intégrée aux processus majeurs de l'entreprise
  • Réseau étendu, interne et partenaires, fournisseurs
  • Multilinguisme
  • Traçabilité & Sécurité
SWISSLIFE - Analyse et optimisation des processus dans le cadre des projets GED WORKFLOW

Client : Swiss Life

Prestation : Dématérialisation des processus de la Prévoyance



Les enjeux et objectifs de Swiss Life

Notre client conduit une démarche de dématérialisation de ses processus Prévoyance, pour le périmètre individuel, collectif, et grand collectif.

Les principaux enjeux sont :

  • l’amélioration de la qualité de la relation client par la centralisation et la traçabilité des contacts,
  • la réduction des délais de traitement qui génère une amélioration de la compétitivité et de la satisfaction client,
  • l’augmentation de la productivité par la diminution du temps de recherche, de tri, de manipulation et d’archivage des dossiers papier,
  • la valorisation des compétences métiers,
  • l’accompagnement de la croissance par l’augmentation de l’efficacité,
  • la maîtrise des risques opérationnels (perte de dossier, sinistres …).

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Etudier les processus métier et les flux documentaires existants  et réaliser une cartographie de l’activité.
  • Réaliser une étude de faisabilité de la dématérialisation des processus de la Prévoyance, en étudiant divers scénarios (mise en place d’une adresse unique, recours aux technologies de RAD-LAD, externalisation du traitement des documents couverts par le secret médical).
  • Proposer une organisation cible intégrant la mise en GED Workflow des processus.
  • Rédiger le cahier des charges pour le traitement du courrier et sa dématérialisation.
  • Rédiger les spécifications fonctionnelles détaillées de l’application de GED Workflow pour  chacun des processus concernés (Souscription, Gestion, Sinistre).
  • Fournir les cahiers de recette.

 

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  • Optimisation des processus
  • Amélioration de la relation client
  • Valorisation des compétences métier
  • Levier pour la croissance de l’activité
SOCIETE GENERALE / Banque de Détail France - AMOA & Conseil Dématérialisation des processus métier

Client : Société Générale / Banque de Detail

Prestation : Assistance à la maîtrise d’ouvrage & Conseil dématérialisation des processus métier de la Société Générale



La problématique de la Société Générale - Projet ORCHESTRA: dématérialisation des processus métier de la banque de detail France de la Société Générale

 

Orchestra permet « l’industrialisation » des procédures métier en back-office. L’industrialisation d’une procédure métier consiste à :

  • programmer et exécuter automatiquement des enchaînements d’opérations selon des règles prédéfinies,
  • ordonnancer et permettre aux Back-offices de réaliser leurs opérations selon une certaine chronologie (étape par étape),
  • numériser des documents concernant un client ou l’une de ses demandes et y accéder rapidement
  • offrir une vision en temps réel et a posteriori du traitement de la procédure et de la qualité du service rendu grâce aux fonctions de pilotage,
  • intégrer les applications métier liées au traitement des opérations.

Le projet Orchestra s’articule autour d’une infrastructure mutualisée reposant sur trois leviers fonctionnels et techniques :

  • un système de workflow destiné à automatiser l’ordonnancement, la distribution et le suivi de bout en bout des opérations relevant d’une même procédure métier,
  • un système de pilotage capable de collecter et restituer en temps réel et a posteriori les informations permettant le suivi des opérations et de la charge de travail,
  • un système de Gestion Electronique des Documents (GED) pour le stockage et l’accès aux documents échangés avec le client ou des tiers dans le cadre du traitement d’une opération.

Problématique : bâtir un socle réutilisable

Solution : solution basée sur TIBCO pour le workflow et EMC Documentum & Captiva pour la capture des documents et la GED

Bénéfices attendus : l’industrialisation progressive des procédures métier doit permettre d’orienter l’activité sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le renforcement des contrôles automatiques entrainera également une amélioration de la maîtrise des risques opérationnels et du niveau de qualité du service rendu. Enfin, la mise en commun des outils et du partage des informations entre tous les acteurs engendrera une meilleure visibilité des dossiers clients

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à  :

  • Réaliser le cadrage du projet
  • Ecrire le cahier des charges
  • Participer au choix de la solution
  • Rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques
  • Réaliser le suivi du projet et de sa mise en œuvre

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  • Dossier client électronique
  • Amélioration de la relation client
  • Maîtrise des risques
  • Mutualisation par socle GED et CAPTURE

 

GROUPAMA - AMOA & CONSEIL Dématérialisation GED WORKFLOW , centre de numérisation

Client : GROUPAMA

Prestation : AMOA & CONSEIL Montage & Organisation du Centre de dématérialisation



La problématique de Groupama

Dans le cadre du déploiement d’un système de GED commun à l’ensemble des caisses et filiales, le groupe a décidé de mutualiser la dématérialisation des documents : courriers, dossiers, fax et e-mails. Cette mission est confiée à l’entité logistique qui gère déjà l’ensemble des fonctions relatives au courrier et à l’archivage. Un ou plusieurs sites clonés pourront être constitués pour répondre à des contraintes de sécurité, de répartition de charge ou de proximité géographique.

Il s’agit de construire une offre de service et de mettre en place les moyens opérationnels qui à la fois, respectent les contraintes communautaires et s’adaptent à certains besoins spécifiques.

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Assister la direction logistique dans le choix des locaux puis lors du chantier de réhabilitation.
  • Concevoir le design des ateliers depuis le sas de réception du courrier jusqu’à la remise aux archives (ouverture, tri, numérisation, indexation, post-production).
  • Rédiger la convention de service et accompagner la négociation avec les premiers « clients ».
  • Accompagner la mise en production du premier centre.

Dans le même temps, une seconde équipe de Parker Williborg assiste la maîtrise d’ouvrage et les « clients » (caisses et filiales) pour le déploiement : modélisation des documents, redirection des circuits courrier traditionnels vers le centre mutualisé, conduite du changement sur les méthodes de travail.

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  • Construction centre de dématérialisation
  • Convention de service
  • Conduite de projet


 

SOCIETE GENERALE - AMOA & CONSEIL Conception de la Solution d'Archivage Electronique à Valeur Probante

Client : Société Générale

Prestation : Assistance à la maîtrise d’ouvrage de Conception du Service de Conservation et d’Archivage électronique de Documents et de Données



Projet SCAD : Solution d'Archivage électronique a Valeur Probante du groupe Société Générale

 

La problématique

Enjeux Banque

  • conformité avec la réglementation européenne d’archivage des factures TVA,
  • archiver les factures électroniques et éliminer l’archivage papier des factures,
  • simplifier l’accès aux factures et permettre la fourniture de duplicata,
  • répondre aux enjeux légaux et règlementaires.

SCAD a pour objectif de proposer un ensemble de services permettant :

  • le traitement des documents et données numériques,
  • leur conservation électronique sécurisée,
  • leur restitution à la demande,
  • leur destruction à la fin de la durée légale de conservation.

Problématique

  • bâtir un socle d’e-Archivage à valeur probante réutilisable.

Solution

  • solution basée sur EMC Documentum et CENTERA et disponible pour le front et le back office (duplicata) avec suppression de l’archivage papier,
  • volumes mensuels : 0,6 millions de factures archivées/ 1 000 factures consultées.

Facteurs clés de succès

  • participation et motivation des équipes (forte implication de l’éditeur de la solution),
  • implication des sponsors,
  • maîtrise technique et fonctionnelle du sujet (Experts techniques et fonctionnels),
  • une gestion de projet pragmatique : priorisation des fonctions,
  • Benchmark : adapter le système (processus d’injection).

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à

  • Réaliser le cadrage du projet d’archivage électronique à valeur probante / légale.
  • Réaliser le cahier des charges.
  • Participer au choix de la solution.
  • Rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques.
  • Réaliser le suivi du projet et de sa mise en œuvre.

 

  • Conformité et exigences réglementaires
  • Amélioration de la relation client
  • Réduire les coûts de stockage
  • Mutualisation par socle @-Archivage
AREVA TD - ALSTOM GRID - AMOA Spécification du système de gestion de la documentation produit

Client : Areva T&D

Prestation : AMOA & CONSEIL du système de gestion de la documentation produit



La problématique de la gestion de la documentation

Areva T&D - Transmission et Distribution - (aujourd'hui Alstom Grid) fournit des produits, des systèmes et des services destinés à la transmission et la distribution de l'électricité depuis la centrale jusqu'à l'utilisateur final.

La business unit Systèmes propose à ses clients des projets clés en main et des solutions de gestion des réseaux électriques. Elle compte 26 implantations en Europe, en Amérique, en Asie, en Australie, au Moyen-Orient et en Afrique.

Ces projets génèrent un volume de documentation conséquent qui accompagne les produits sur leur cycle de vie de plusieurs années. Elle est également de plus en plus partagée par plusieurs unités dans le cadre de projets communs.

Les objectifs de la business unit Systèmes étaient de définir un système de gestion de la documentation, pour les produits de toutes les unités de la business unit, en utilisant le socle technologique du projet PLM Areva T&D - Windchill PDMLink de PTC.

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à

  • Animer des workshops avec les unités opérationnelles pour analyser l’existant et définir leurs besoins.
  • Définir la spécification fonctionnelle du système de gestion de la documentation.
  • Vérifier la faisabilité auprès de la maîtrise d’œuvre.
  • Organiser la validation de la spécification.

 

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  • Analyse de l’existant et spécification de besoins
  • Réduire les coûts de gestion
  • Réduire l’espace de stockage des documents
  • Faciliter la coopération entre les unités
  • Faciliter et fiabiliser l’accès à la documentation


 

SOCIETE GENERALE PRIVATE BANKING - AMOA & CONSEIL Dématérialisation de processus métier

Client : SOCIETE GENERALE PRIVATE BANKING

Prestation : Dématérialisation des processus Metier de l’Entrée en relation et de l’Assurance vie


Les enjeux et objectifs de SG Private Banking

Notre client souhaite profiter de la maturité des offres de dématérialisation pour industrialiser, optimiser l’ensemble de ses processus bancaires.

Dans une logique du sur-mesure qui prévaut sur le traitement des opérations, les deux processus majeurs que sont l’Entrée en Relation et l’Assurance Vie sont les premiers pilotes pour l’expérimentation et la généralisation du programme de dématérialisation.

Les principaux enjeux sont :

  • l’amélioration de la qualité de service par la réduction des délais de réponse,
  • la maîtrise des risques opérationnels en diminuant les risques tels que la perte d’un dossier, transmission inter-bureaux, dégât des eaux, incendie …),
  • la mise en œuvre de la confidentialité, la traçabilité et la sécurité des documents,
  • le respect des exigences réglementaires de conservation et restitution des documents en particulier en cas de contentieux,
  • l’amélioration de l’efficacité, de la productivité par la diminution du temps de recherche, le ré-engineering des processus actuels métiers avec la possibilité de mieux piloter l’activité,
  • la valorisation des compétences métiers par une diminution des tâches de manipulation métier,
  • la réduction des frais généraux : papiers, photocopies, espace de stockage, …

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Réaliser l’étude d’opportunité ainsi que le cadrage du projet de dématérialisation.
  • Optimiser les processus bancaires de l’Entrée en Relation et de l’Assurance Vie.
  • Assister au choix de la solution de dématérialisation.
  • Réaliser l’étude d’ergonomie autour du poste de travail, études matériels scanners et écrans.
  • Définir la stratégie de déploiement et d’accompagnement au changement.
  • Définir les modalités et périmètres de reprise de l’existant des dossiers clients papiers.

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  • Opportunité et cadrage du projet de dématérialisation
  • Optimisation processus EER et Assurance Vie
  • Confidentialité, traçabilité
  • Réduction frais généraux
  • Efficacité et maîtrise des risques opérationnels
  • Respect des exigences réglementaires
  • Faciliter et fiabiliser l’accès à la documentation

 

LCL - Projet OXYGEN - AMOA & CONSEIL Orchestration & dématérialisation des processus métier

Client : LE CREDIT LYONNAIS (LCL)

Prestation : Assistance à la maîtrise d’ouvrage & Conseil du projet OXYGEN



La problématique du Crédit Lyonnais

Le Crédit Lyonnais gère de grandes masses de documents chaque jour au travers de son Back-Office. Cette gestion se traduit par de nombreuses manipulations, saisies et éditions de divers documents venant des clients (y compris en intégrant les projets d’échanges « multi-canaux »), du Front-Office ou encore d’autres services de la banque. Souhaitant gagner en productivité, le Crédit Lyonnais a décidé de lancer le projet OXYGEN, projet stratégique de dématérialisation des activités du Back-Office, au travers de la mise en place dans ses unités de back-office d’une organisation du travail et des outils permettant aux collaborateurs de réaliser leurs activités à partir de documents électroniques, en automatisant totalement la chaîne de traitement des dossiers et en faisant disparaître la circulation de papier dans le back-office.
Le projet repose sur une application élaborée de workflow et de gestion électronique de documents (GED).

Parker Williborg a accompagné le Crédit Lyonnais pendant les trois ans du projet, des spécifications des besoins au suivi du déploiement. Sa valeur ajoutée réside ici en la mise en place d’organisations performantes, une expertise pointue en GED et Workflow et plus largement dans l’expérience de la conduite de gros projets reposant sur les nouvelles technologies.

La prestation de Parker Williborg

Parker Williborg a réalisé l'assistance à maîtrise d’ouvrage de suivi de la réalisation d’OXYGEN dans ses diverses dimensions :

  • le suivi des développements techniques,
  • la conception des unités de numérisation,
  • la  définition fine des pièces à gérer dans les référentiels « métier »,
  • le suivi de la modélisation des activités du Back-Office,
  • la définition du plan d’accompagnement au changement.

 

 

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  • Automatisation de la chaîne de traitement des dossiers
  • Suppression des saisies et manipulations de papier
  • Expertise organisationnelle et technique
  • Gain de productivité sur le traitement

 

MAIRIE DE NANTES - AMOA & CONSEIL Dématérialisation des dossiers du personnel

Client : Ville de Nantes

Prestation : Etude de faisabilité de la numérisation des dossiers du personnel



La problématique de la numérisation des dossiers du personnel

Les Directions des Ressources Humaines de chaque collectivité territoriale est tenue de gérer pour chaque fonctionnaire un dossier du personnel : le « dossier individuel de l’agent », et ce à l’instar de la fonction publique, de l’état, territoriale ou hospitalière.

Ce dossier qui suit l’agent pendant toute sa carrière dans l’administration doit contenir de nombreuses pièces. Comme pour la très grande majorité des administrations territoriales, la Ville de Nantes gère ces dossiers sous forme papier. Ce qui peut engendrer de nombreux inconvénients liés notamment aux coûts de gestion, à l’espace physique occupé, au respect de la confidentialité, à l’accès de l’agent à son dossier.

Pour optimiser la gestion de ses dossiers et répondre à ses obligations légales et réglementaires dont le projet de loi sur la mobilité des fonctionnaires, la Ville de Nantes a souhaité être assistée pour mener une étude de faisabilité préalable à la réalisation de la numérisation de ses « dossiers du personnel » et à la mise en place d’une solution de GED adaptée.

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Réaliser une analyse de l’existant et des besoins en y intégrant les contraintes réglementaires propres « au dossier individuel du fonctionnaire » et à la gestion de documents numérique.
  • Définir avec la Ville de Nantes le « dossier idéal » d’un point de vue réglementaire et opérationnel de la gestion des dossiers.
  • Définir les scénarios pour la numérisation des dossiers du personnel existants.
  • Etablir un Cahier des Charges.

 

 

  • Réduction des coûts de gestion
  • Réduction de l’espace de stockage des documents
  • Faciliter la gestion des dossiers individuels par les services RH
  • Faciliter l’accès de l’agent à son dossier
  • Analyse de l’existant et des besoins
  • Scénarios de numérisation des dossiers existants
  • Cahier des charges
CONSEIL GENERAL DE LA DORDOGNE - AMOA & CONSEIL GED et Archivage électronique

Client : CONSEIL GéNéRAL DE LA DORDOGNE

Prestation : Assistance à maîtrise d'ouvrage & Conseil pour la mise en œuvre d’un socle générique GED et archivage électronique



Les enjeux et objectifs du conseil général de la dordogne (cg24)

Dans le cadre de son programme de dématérialisation, et notamment de gestion des archives électroniques, le Conseil Général de la Dordogne a décidé de mettre en œuvre une démarche et une plate-forme pour la production et la gestion du cycle de vie des documents électroniques qui a été baptisée « OPADE » (Outil de Production et d’Archivage de Documents Electroniques).

L’objectif est la mise en place d’un socle générique GED-SAE sur lequel pourront venir s’instancier les différentes activités du conseil général. Le socle générique couvre les fonctions :

  • de gestion électronique de documents étendue aux courriels (problématique multi-canal)
  • de travail collaboratif
  • de workflow (distribution / diffusion, circuit de validation, …)
  • d’archivage électronique  à valeur probante

Les services proposés par le système « OPADE » doivent être :

  • transverses, à l’échelle de tous les services centraux et déconcentrés du Conseil Général,
  • mutualisables, avec la mise à disposition d’un référentiel unique de gestion des documents électroniques et des archives,
  • ouverts pour communiquer et échanger avec le système d’information et ses applications métiers,
  • en cohérence  avec tous les programmes de dématérialisation et d’administration électronique dans lesquels est impliqué le Conseil Général.

Une première étape du projet vise à mettre en place le socle générique et a instancié trois domaines métiers pilotes :

  • la gestion des marchés publics,
  • la gestion des prestations RSA (Revenu de Solidarité Active),
  • le mandatement des prestations,

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Décrire fonctionnellement le système « OPADE »
  • Décrire les domaines métiers pilotes avec une approche basée sur la modélisation de processus (modélisation du processus actuel et modélisation du processus futur intégrant l’utilisation du système « OPADE »)
  • Rédiger le cahier des charges (CCTP)
  • Assister le Conseil Général dans la procédure de dialogue compétitif
  • Participer au choix de la solution et du prestataire d’intégration
  • Apporter au Conseil Général les outils et méthodes qui lui permettront de généraliser la solution aux autres domaines métiers, notamment au niveau de la modélisation

    Être Contacté

 


  • Modélisation & Optimisation des processus

  • Dématérialisation

  • Archivage électronique

  • Méthodes et outils
GILFAM - AMOA & CONSEIL de l'Informatisation du livre foncier d’Alsace Moselle

Client : GILFAM

Prestation : Assistance à la maîtrise d’ouvrage & Conseil de l’informatisation du Livre Foncier



La problématique du Livre Foncier d’Alsace Moselle

Le Livre Foncier d’Alsace Moselle gère l’ensemble des titres de propriétés foncières ; il tient le rôle des conservations des hypothèques dans le reste de la France et s’appuie sur les données du cadastre. La gestion du Livre Foncier était entièrement manuelle, avec la gestion de gros registres.

L'augmentation des opérations portant sur les biens immobiliers a entraîné un accroissement des inscriptions et des retards dans l'inscription des droits, ainsi qu'un encombrement croissant des greffes par les volumes du Livre foncier (40000 volumes en 2000). Cette évolution était due aussi bien à des actes de vente, de successions et de partages intéressant des particuliers, qu'à des opérations collectives d'aménagement foncier (remembrements). Les notaires mais aussi les cours d'appel de Colmar et de Metz ont insisté auprès du Ministère de la justice pour engager l'informatisation de ce service. La décision a été prise en 1994 de créer le GILFAM, qui est un groupement d'intérêt public, associant l'Etat aux collectivités locales et aux praticiens.

La prestation de Parker Williborg

Nous avons d’abord mené la conception de l’informatisation : analyse de l’existant, animation de groupes d’utilisateurs, modélisation des procédures métiers, conception du système d’information à base d’intégration avec une forte dimension de sécurité informatique et de signature électronique, rédaction du CCTP pour la maîtrise d’œuvre, participation au choix du maître d’œuvre dans le cadre d’un appel d’offres sur performances.

Nous avons ensuite conduit l’AMO de suivi de la réalisation, et ce sur les cinq années de durée du projet : planification et suivi de projet, suivis budgétaires, validation des documents du maître d’œuvre, recettes fonctionnelles et techniques, accompagnement au changement, gestion de la communication du projet, définition du déploiement.

  • Automatisation de la chaîne de traitement des dossiers
  • Suppression des manipulations de papier
  • Meilleurs services rendus aux citoyens
  • Consultation du Livre Foncier sous Internet


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