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  • Revue de presse Parker Williborg (cliquez sur le lien) :  Factures fournisseurs (Article Revue Archimag) & GDPR (Article Finance&Gestion Avril 2018)

Client : Ville de Nantes

Prestation : Etude de faisabilité de la numérisation des dossiers du personnel



La problématique de la numérisation des dossiers du personnel

Les Directions des Ressources Humaines de chaque collectivité territoriale est tenue de gérer pour chaque fonctionnaire un dossier du personnel : le « dossier individuel de l’agent », et ce à l’instar de la fonction publique, de l’état, territoriale ou hospitalière.

Ce dossier qui suit l’agent pendant toute sa carrière dans l’administration doit contenir de nombreuses pièces. Comme pour la très grande majorité des administrations territoriales, la Ville de Nantes gère ces dossiers sous forme papier. Ce qui peut engendrer de nombreux inconvénients liés notamment aux coûts de gestion, à l’espace physique occupé, au respect de la confidentialité, à l’accès de l’agent à son dossier.

Pour optimiser la gestion de ses dossiers et répondre à ses obligations légales et réglementaires dont le projet de loi sur la mobilité des fonctionnaires, la Ville de Nantes a souhaité être assistée pour mener une étude de faisabilité préalable à la réalisation de la numérisation de ses « dossiers du personnel » et à la mise en place d’une solution de GED adaptée.

La prestation de Parker Williborg

Celle-ci a consisté à :

  • Réaliser une analyse de l’existant et des besoins en y intégrant les contraintes réglementaires propres « au dossier individuel du fonctionnaire » et à la gestion de documents numérique.
  • Définir avec la Ville de Nantes le « dossier idéal » d’un point de vue réglementaire et opérationnel de la gestion des dossiers.
  • Définir les scénarios pour la numérisation des dossiers du personnel existants.
  • Etablir un Cahier des Charges.

 

 

  • Réduction des coûts de gestion
  • Réduction de l’espace de stockage des documents
  • Faciliter la gestion des dossiers individuels par les services RH
  • Faciliter l’accès de l’agent à son dossier
  • Analyse de l’existant et des besoins
  • Scénarios de numérisation des dossiers existants
  • Cahier des charges